El Intrincado Viaje de una Muestra: De la Recepción al Informe Final en el Laboratorio

por Sergio Chesniuk 15 de mayo de 2025

🎧 Escuchá el contenido completo en formato podcast: descargalo desde aquí y llevá el laboratorio donde vayas.

¿Alguna vez te has preguntado qué sucede exactamente con esa muestra que envías al laboratorio? Ya sea para un análisis clínico, un control de calidad alimentario, una prueba medioambiental o la calibración de un equipo, el camino que recorre una muestra es mucho más complejo y meticuloso de lo que podríamos imaginar. No es solo "ponerla en una máquina y esperar".

Detrás de cada resultado fiable hay una sinfonía de procesos directos, indirectos y transversales, muchos de ellos regidos por normativas estrictas como la ISO/IEC 17025, que garantiza la competencia técnica y la validez de los resultados.

Acompáñanos en este recorrido para desvelar los secretos del laboratorio, paso a paso:

🚶♂️ El Camino de la Muestra: Etapas Clave

1. 📥 Recepción de la Muestra: ¡El Comienzo de Todo!
No es solo abrir un paquete. Aquí se registra la muestra, se verifica que llegue en condiciones óptimas (temperatura, integridad del envase), se le asigna un código único y se cruza con la solicitud del cliente.

Indirectamente: Se revisan los contratos, se asegura la disponibilidad del método analítico y los recursos necesarios.

2. 🧪 Muestreo (Si Aplica): La Representatividad es Clave
Si el laboratorio es responsable de tomar la muestra (por ejemplo, en un control ambiental), se sigue un plan de muestreo riguroso para asegurar que lo que se analiza es verdaderamente representativo del lote o entorno.

Indirectamente: Implica personal capacitado y equipos de muestreo calibrados.

3. 📦 Acondicionamiento y Almacenamiento Previo: Preservando la Integridad
Una vez recibida (o tomada), la muestra puede necesitar condiciones específicas de almacenamiento (refrigeración, congelación, oscuridad) para mantener su estabilidad antes del análisis.

Indirectamente: Se monitorean constantemente las condiciones ambientales del almacén.

4. ⚙️ Preparación de la Muestra: Poniéndola a Punto
Rara vez una muestra se analiza "tal cual". Esta etapa puede incluir subdividirla, disolverla, extraer componentes de interés, concentrarla o digerirla. Cada paso es crucial y se registra meticulosamente.

Indirectamente: Se verifica la calidad de reactivos y consumibles, y se mantienen los equipos de preparación.

5. 🧫 Ejecución del Análisis o Calibración: El Corazón del Proceso
¡Aquí ocurre la magia (científica)! Se aplica el método analítico o de calibración seleccionado, utilizando equipos sofisticados y siguiendo procedimientos validados. Se registran todos los datos crudos y observaciones.

Indirectamente: Los equipos deben estar calibrados, se ejecutan controles de calidad internos (blancos, duplicados, materiales de referencia) y se evalúa la incertidumbre de la medición.

6. 🧾 Revisión Técnica y Validación de Resultados: El Visto Bueno Experto
Los resultados crudos se calculan y luego son minuciosamente revisados por personal cualificado. Se verifica que los controles de calidad estén dentro de los límites aceptables y que los resultados sean coherentes.

Indirectamente: Se aplican reglas de decisión y se comparan los resultados con criterios establecidos o datos históricos.

7. 🗃️ Elaboración del Informe: Comunicando los Hallazgos
Con los resultados validados, se redacta el informe final. Este documento debe ser claro, preciso, inequívoco y contener toda la información requerida por la norma y el cliente.

Indirectamente: Se controlan las versiones del informe y se asegura la firma autorizada.

8. 📬 Entrega al Cliente: El Resultado en sus Manos
El informe se envía al cliente a través de los canales acordados, garantizando la confidencialidad.

Indirectamente: Se registra el envío y se gestiona cualquier retroalimentación o queja.

9. 🔄 Archivo y Trazabilidad: Dejando Huella Segura
El ciclo no termina con la entrega. Todos los registros técnicos, datos crudos, informes y documentación asociada se archivan de forma segura durante un periodo definido, asegurando la trazabilidad completa del proceso.

Indirectamente: Se cumplen políticas de retención y se mantiene la integridad de los archivos.

🌐 Los Pilares Invisibles: Procesos Transversales que lo Sostienen Todo

Mientras la muestra avanza por estas etapas, hay una serie de procesos de gestión y soporte que son vitales para el buen funcionamiento del laboratorio y la fiabilidad de sus resultados. Son los cimientos sobre los que se construye la calidad:

Gestión del Personal: Personal competente, formado y autorizado es esencial.
Control de Documentos y Registros: Procedimientos actualizados y registros precisos son la columna vertebral.
Gestión de Equipos: Calibración, mantenimiento y verificación aseguran que las "herramientas" funcionen correctamente.
Gestión de No Conformidades y Acciones Correctivas: Aprender de los errores y mejorar continuamente.
Aseguramiento de la Calidad: Participación en ensayos de aptitud, uso de controles, etc., para validar el desempeño.
Auditorías Internas y Revisión por la Dirección: Mecanismos para verificar y mejorar el sistema.
Gestión de Riesgos y Oportunidades: Anticiparse a problemas y aprovechar mejoras.

¡Veamos un ejemplo!

1. 📥 Recepción de la Muestra: ¡El Comienzo de Todo!

Ejemplo:
Llega al laboratorio un frasco con agua potable de una empresa de saneamiento. El técnico verifica que el frasco esté intacto, con sello de seguridad, que la temperatura de transporte sea la adecuada (ej. 4 °C) y que coincida con el pedido del cliente.

Acciones clave:

Se carga en el sistema como “M-2023-0012”.
Se adjunta la orden de servicio.
Se comprueba que el método solicitado (por ejemplo, análisis de nitratos) está disponible y validado.

2. 🧪 Muestreo (si aplica): La Representatividad es Clave

Ejemplo:
El laboratorio debe tomar una muestra de aire en un taller industrial. Un técnico va al lugar con una bomba de muestreo calibrada y un filtro certificado, siguiendo el plan de muestreo previamente aprobado.

Acciones clave:

Se define el punto exacto de muestreo, la duración, el caudal.
Se registra cada paso y se identifica la muestra in situ.

3. 📦 Acondicionamiento y Almacenamiento Previo: Preservando la Integridad

Ejemplo:
Una muestra de leche destinada a recuento de bacterias llega al laboratorio. No será procesada de inmediato, así que se almacena en cámara refrigerada a 4 ± 1 °C hasta su análisis.

Acciones clave:

Registro del ingreso y ubicación.
Control de temperatura del refrigerador.
Alarmas ante desvíos de condiciones.

4. ⚙️ Preparación de la Muestra: Poniéndola a Punto

Ejemplo:
Se recibe una muestra de suelo para análisis de metales pesados. El laboratorio la seca, la tritura y la digiere con ácido en microondas antes de pasarla al ICP.

Acciones clave:

Cada paso se registra en la hoja de trabajo.
Se controlan los reactivos (ej. ácido nítrico).
Se revisa que el equipo de digestión esté calibrado.

5. 🧫 Ejecución del Análisis o Calibración: El Corazón del Proceso

Ejemplo:
Una muestra líquida se analiza mediante espectrofotometría UV-Vis para determinar concentración de nitratos. Se siguen los parámetros del método validado.

Acciones clave:

Se corre una curva de calibración con estándares certificados.
Se incluyen blanco, duplicado y material de referencia.
Se registran todos los valores crudos y observaciones.

6. 🧾 Revisión Técnica y Validación de Resultados: El Visto Bueno Experto

Ejemplo:
El analista responsable revisa los resultados del análisis UV-Vis. El control de calidad está dentro de tolerancia y los duplicados concuerdan, por lo que valida el lote.

Acciones clave:

Verificación de resultados fuera de norma o inconsistentes.
Aplicación de reglas de aceptación.
Firma digital del revisor.

7. 🗃️ Elaboración del Informe: Comunicando los Hallazgos

Ejemplo:
Se redacta un informe con los resultados de nitratos, con unidades, método aplicado, incertidumbre estimada y observaciones. El documento se genera en formato PDF y se firma electrónicamente.

Acciones clave:

Revisión ortográfica y técnica.
Control de versión del informe.
Inclusión de firma responsable y logotipo acreditado si aplica.

8. 📬 Entrega al Cliente: El Resultado en sus Manos

Ejemplo:
El informe se envía por correo electrónico al responsable técnico de la empresa cliente, tal como se acordó. Se registra la fecha y hora de envío.

Acciones clave:

Control de acceso y confidencialidad.
Registro del canal de entrega.
Seguimiento de posibles devoluciones o quejas.

9. 🔄 Archivo y Trazabilidad: Dejando Huella Segura

Ejemplo:
Todos los registros del análisis (formulario de recepción, hoja de trabajo, certificados de calibración, informe final) se almacenan electrónicamente con respaldo, según la política de retención (por ejemplo, 5 años).

Acciones clave:

Control de integridad de archivos digitales.
Trazabilidad completa de cada resultado.
Disponibilidad ante auditorías.

En resumen:

Como puedes ver, el viaje de una muestra a través de un laboratorio es un proceso detallado y altamente regulado. Cada paso, desde la recepción hasta el archivo, está diseñado para garantizar la exactitud, fiabilidad y trazabilidad de los resultados. La próxima vez que recibas un informe de laboratorio, recuerda la compleja red de actividades y controles de calidad que lo respaldan. ¡Es la ciencia y la gestión trabajando en perfecta armonía!

¿Te interesaría que profundicemos en algún aspecto en particular?
Contanos qué temas te gustaría que abordemos en próximos artículos: validación de métodos, estimación de la incertidumbre, trazabilidad metrológica, gestión de no conformidades, o cualquier otro desafío cotidiano en tu laboratorio. Te leemos.